Nous joindre

Date d’entrée en vigueur : 17 août 2026
Date de la dernière mise à jour : 17 août 2026

1. Informations générales

1.1 Introduction

1.1.1 Objectif de la présente Politique

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques du Syndicat des employées et employés professionnels-les et de bureau Québec, section locale 575, SEPB CTC-FTQ (ci-après « SEPB-575 ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent directement ou indirectement de l’identifier (ci-après les « Renseignements personnels »).
Cette Politique s’applique aux utilisateurs et visiteurs (ci-après « vous », « votre », « vos ») de https://sepb575.qc.ca/ (ci-après le « Site web ») ainsi qu’aux membres de SEPB-575. Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels de toute autre personne affiliée à SEPB-575.

1.1.2 Consentement

En utilisant le Site web ou l’un de ses Services, vous acceptez que le SEPB-575 puisse recueillir, utiliser, communiquer, conserver et détruire vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites à la présente Politique. Si vous n’acceptez pas d’être lié par la présente Politique, veuillez ne pas accéder ou utiliser le Site web. Alternativement, vous pouvez également choisir, dans certaines circonstances, de retirer votre consentement comme prévu à la section 7.

1.1.3 Bannière de témoins de connexion

Il est également possible, en tout temps, de modifier votre consentement à l’utilisation ou à la communication de témoins de connexion par le biais de la Bannière de témoins de connexion que vous pouvez consulter en cliquant sur l’onglet en bas à droite de l’écran ou en allant sur la page de la politique de témoins.

1.2 Responsable de la protection des renseignements personnels

Tous commentaires, questions et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de SEPB-575 en matière de protection des Renseignements personnels peuvent être adressés au Responsable de la protection des renseignements personnels de SEPB-575 aux coordonnées suivantes :

Nom : M. Serge Courchesne, vice-président de SEPB-575
Courriel : syndicatchezdesjardins@sepb575.qc.ca
Adresse : 2200-565 Crémazie Est, Montréal (QC) H2M 2V7

2. Circonstances lors desquelles nous recueillons vos Renseignements personnels

2.1 Lorsque vous visitez notre Site web

2.1.1 Automatiquement

Lorsque vous visitez le Site web, des Renseignements personnels de nature technique (tels que votre adresse IP) seront recueillis afin de permettre et maintenir votre connexion au Site web et de protéger le Site web notamment par l’identification de la présence de robots (« bots ») qui tentent de s’y connecter.

2.1.2 Par des témoins de connexion

Lorsque vous visitez le Site web, des témoins de connexion collecteront automatiquement des Renseignements personnels. Vous pouvez, en tout temps, modifier votre consentement à l’utilisation ou la communication des Renseignements personnels recueillis par les témoins de connexion par le biais de la Bannière de témoins de connexion.
Les finalités de l’utilisation des renseignements personnels collectés et les tiers à qui ils seront communiqués sont inscrits dans la Bannière de témoins de connexion.
En plus des finalités inscrites dans la Bannière, les Renseignements personnels recueillis par les témoins de connexion pourraient également nous servir à :

  • Exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir les fonctionnalités de notre Site web ;
  • Développer, améliorer et offrir de nouveaux services ; et
  • Protéger le Site web notamment en identifiant et contrant la présence de robots (« bots») sur le Site web ;

À ce titre, ces renseignements peuvent être communiqués à My Little Big Web, notre agence de création de sites web, de cybermarketing et d’optimisation en matière de recherches web.
À noter que les renseignements recueillis par les témoins de connexion de Google (soit Google Analytics et DoubleClick) peuvent vous localiser, vous identifier et réaliser un profilage de vos activités sur l’Internet (notamment à des fins de publicités ciblées).

2.2 Pour recruter des membres

SEPB-575, avec l’aide du Syndicat des employées et employés professionnel-les et de bureau Québec (CTC-FTQ) (ci-après « SEPB-Québec »), peut recruter de nouveaux membres. Dans le cadre de ce recrutement, certains Renseignements personnels sont recueillis directement par le SEPB-575 ou le SEPB-Québec afin de :

  • Recruter de nouveaux membres ;
  • Gérer la liste de membres dans le respect de la loi ;
  • Préparer et offrir les cartes d’adhésion ; et
  • Réaliser les demandes d’accréditations prévues par la loi.

À ces fins, le SEPB-575 ou le SEPB-Québec collecteront auprès du membre prospectif :

  • Son nom et son prénom afin de l’identifier ;
  • Un courriel, une adresse physique et un numéro de téléphone afin de l’identifier et de pouvoir communiquer avec lui ;
  • Le fait qu’il désire se syndiquer et qu’il désire que ce soit le SEPB-575 ou le SEPB-Québec qui le représente ; et
  • Une signature (électronique ou physique) d’une carte d’adhésion ainsi qu’une copie de cette carte d’adhésion.

Les membres prospectifs communiquent à SEPB-575 ces renseignements par courriel, par la poste, en personne ou en remplissant des formulaires en ligne sur une plateforme tierce telle que Formstack.
Une fois que suffisamment de membres se sont inscrits, SEPB-Québec déposera une demande d’accréditation au ministère du Travail par télécopieur ou par le Site web du ministère du Travail. Le ministère du Travail peut recueillir les Renseignements personnels mentionnés dans la présente section 2.2.1.

2.3 Lorsque vous êtes membre du SEPB-575

2.3.1  Lors de l’inscription d’un membre

Lorsque vous êtes membre du SEPB-575, vos Renseignements personnels seront recueillis afin principalement :

  • De protéger vos intérêts en tant que membre ;
  • De garder et de recruter de nouveaux membres ;
  • De gérer une liste de membres en guise de preuve que le SEPB-575 respecte ses obligations légales ;
  • De coordonner et de gérer les activités syndicales ;
  • De faciliter l’administration du SEPB-575 ;
  • D’informer les membres des activités et des évènements organisés ou promus par SEPB-575 ;
  • De répondre adéquatement en situation d’urgence ;
  • De répondre adéquatement aux demandes des membres, notamment dans le cadre des demandes de prestation de grève ou de lock-out ;
  • D’informer les membres de leurs droits ; et
  • De représenter adéquatement les membres, notamment dans le cadre d’un grief.

À ces fins, plusieurs Renseignements personnels sont recueillis au moment de l’inscription du membre tels que :

  • Des identifiants (noms, prénoms et identité de genre) afin de pouvoir identifier le membre, de personnaliser les communications et de contrer les tentatives de fraudes ou d’usurpation d’identité ;
  • Les coordonnées du membre (ex. adresse courriel, adresse physique et numéro de téléphone) afin de contrer les tentatives de fraudes ou d’usurpation d’identité et de pouvoir communiquer avec le membre ;
  • La section locale qui représente le membre ainsi que le nom de son employeur afin de pouvoir identifier le membre, de répondre adéquatement à ses demandes ainsi que de défendre et de représenter adéquatement ses intérêts ;
  • Les coordonnées et identifiants de contacts d’urgence afin de communiquer avec ces derniers en cas de situation d’urgence concernant le membre ou d’incapacité à communiquer avec le membre ; et
  • Une signature électronique à des fins d’authentification notamment pour contrer la fraude et l’usurpation d’identité.

Ces informations peuvent être recueillies par formulaire papier ou électronique.

2.3.2   Pour la gestion des dossiers des membres

Le membre peut également être invité de communiquer ses identifiants, ses coordonnées, son état civil et ses coordonnées financières ainsi que leur numéro d’assurance sociale afin de permettre au SEPB-575 d’offrir ses services.

En cas de grief, un membre devra communiquer au SEPB-575 des Renseignements personnels pertinents à la résolution du grief. La nature exacte des renseignements recueillis, communiqués et utilisés peut varier selon la nature du grief. Il pourrait s’agir, par exemple, d’antécédents judiciaires, d’informations médicales, d’identifiants gouvernementaux, de cartes d’identité, de coordonnées de paiements…
À noter que plusieurs Renseignements personnels liés au grief pourraient être communiqués à des procureurs, à la partie adverse, à des agences gouvernementales (ex. la CNESST), à des arbitres, à des médiateurs ou à des tribunaux.
Dans le cadre de griefs il est également possible que des renseignements personnels soient communiqués ou recueillis auprès de professionnels ou experts tels que des professionnels de la santé.
À ces fins, SEPB-575 ou le membre communiqueront ces renseignements personnels à des assureurs, des institutions financières et/ou des agences gouvernementales, sur autorisation écrite du membre.

2.3.3   Pour les demandes de prestations de grève ou lock-out

Si vous êtes un membre et que vous désirez réclamer une prestation de grève ou de lock-out, vous pourriez devoir fournir, par formulaire, des informations en lien avec votre emploi et votre statut de membre tel que : les renseignements identifiés à la section 2.3.1.

2.3.4  Lorsqu’un membre ne peut pas participer à une activité de piquetage

Un membre qui ne peut pas participer à une activité de piquetage pour des raisons médicales peut demander au SEPB-575 d’être relevé de cette obligation en remplissant un formulaire à cet effet. Il sera appelé à inscrire dans le formulaire en plus des renseignements susmentionnés à 2.2.1, les informations médicales liées à son absence.

2.3.5  Lorsqu’un membre désire obtenir un remboursement

Un membre peut demander à SEPB-575 de rembourser une dépense engagée dans un contexte syndical. Le membre devra remplir un formulaire à cet effet sur lequel il sera appelé à dévoiler ses identifiants, ses coordonnées, le détail des dépenses, les montants en jeu et ses coordonnées bancaires. Les reçus des dépenses doivent être joints à ce formulaire.
Pour rembourser le membre, les renseignements personnels sont communiqués à un système comptable SAGE 50 de Sage Canada puis, si le membre demande un dépôt direct, à AccèsD (Desjardins).

2.3.6  Pour négocier des conventions collectives

SEPB-575 peut participer à des négociations de conventions collectives pour le compte d’une unité syndicale.

Réalisation de sondages

Dans le cadre de ces négociations, SEPB-575 peut utiliser les Renseignements personnels des membres afin de leur communiquer des sondages et de recueillir leurs réponses à ces derniers. Dans ce cas, SEPB-575 peut utiliser le nom, prénom et adresse courriel du membre afin de lui communiquer les sondages par courriel, tel que Survey Monkey. SEPB-575 peut également lui communiquer le sondage en personne ou par le biais d’une unité syndicale liée à la négociation.
Si une plateforme de sondage est utilisée, les coordonnées d’envoi des demandes de sondages et les réponses des membres aux sondages seront communiquées à cette dernière.

Invitations pour les assemblées

SEPB-575 communique des invitations à des assemblées syndicales. La communication des invitations est faite par courriel et implique d’utiliser les adresses courriel et les identifiants des membres qui seront invités.
Il est également possible, en présence de grandes assemblées, pour nos membres de se préinscrire à une assemblée en communiquant les renseignements par le système de téléconférence utilisé pour l’assemblée (ex. Teams).

Invitations pour des activités

SEPB-575 communique des invitations à des activités. La communication des invitations est faite par courriel et implique d’utiliser les adresses courriel et les identifiants des membres qui seront invités. Nous demandons parfois à nos membres de remplir une plateforme de sondage ou d’inscription à des activités (ex. Microsoft Forms).

Pour mener les négociations

Dans le cadre des négociations, SEPB-575 peut également utiliser, en plus des coordonnées et identifiants des membres, d’autres types de Renseignements personnels si leur utilisation est nécessaire à la négociation.  Par exemple, des informations médicales peuvent être utilisées lors de négociations concernant des assurances alors que des informations portant sur des salaires, des dates d’embauche et des niveaux d’études peuvent être utilisées lors d’une négociation qui concerne des salaires ou des conditions de travail.

2.3.7  Pour la formation des délégués syndicaux

Les renseignements susmentionnés à 2.3.1 pourraient être communiqués à des agences de formations ou à des formateurs si le membre décide de devenir un délégué syndical, le tout dans l’objectif d’offrir des formations pour introduire le délégué syndical au droit du travail et à la défense des droits des travailleurs.

2.4   Lorsque vous contactez SEPB-575

Lorsque vous contactez SEPB-575 par téléphone, en personne, par courriel ou de toute autre façon, il se peut que SEPB-575 doive recueillir des renseignements personnels nécessaires à votre demande ou à la réalisation de votre requête (le cas échéant).

3. Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de nos droits

SEPB-575 peut communiquer ou utiliser les Renseignements personnels lorsque la Loi l’impose ou le permet et pour :

  • Répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales ;
  • Se conformer à des procédures judiciaires ;
  • Pour protéger les droits de SEPB-575, sa sécurité et sa propriété ;
  • Pour protéger votre vie privée ainsi que vos droits ; et
  • Pour permettre de mettre en œuvre des recours légaux disponibles ou de limiter des dommages qui pourraient lui être causés.

4. Communication des Renseignements personnels

4.1   Tiers se voyant souvent communiquer les Renseignements personnels

En plus des renseignements communiqués aux tiers susmentionnés à la section 2, vos renseignements personnels seront utilisés ou communiqués par certains tiers. Vos renseignements peuvent, dans le cadre de chacune de nos activités, être communiqués aux entités suivantes :

  • Microsoft, en raison de l’utilisation par SEPB-575 de leurs services d’hébergement de données et de notre utilisation d’Outlook pour l’envoi et la réception de courriels.
  • Shred-It pour ses services de destruction documentaire pour SEPB-575 ;
  • Veeam pour sauvegarder des données en infonuagique afin de se prémunir contre certains types d’attaques contre les données ;
  • N-Central pour mieux gérer nos logiciels et notre équipement technologiques et afin de nous assister en matière de sécurité numérique ;
  • Le logiciel Metatracer afin de faciliter la détection et la gestion de renseignements personnels sur nos systèmes afin de faciliter notre respect des lois visant la protection des renseignements personnels; et
  • Si vous êtes membre du SEPB-575, dans le cadre des services syndicaux que le SEPB-575 et le SEPB-Québec vous offrent ;

4.2 Communication à l’extérieur du Québec

Certains tiers à qui nous communiquons les renseignements personnels sont situés à l’extérieur du Québec.

5.  Accès aux Renseignements personnels au sein du SEPB-575 et du SEPB-Québec

Vos Renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux employés, représentants ou dirigeants du SEPB-575 et du SEPB-Québec pour lesquels l’accès à vos Renseignements personnels est nécessaire pour l’exercice de leurs fonctions. À ce titre, vos Renseignements personnels peuvent être accessibles à :

  • La personne Responsable de la protection des renseignements personnels ;
  • La personne responsable des technologies de l’information ;
  • La direction générale ;
  • Nos services administratifs, des finances et de la comptabilité ;
  • Les communications et recruteurs (dans ce dernier cas en cas de recrutement de nouveaux membres) ; et
  • Les professionnels s’occupant de la négociation (dans le cadre de cette négociation).

6. Conservation des Renseignements personnels

Sous réserve des lois applicables, le SEPB-575 et le SEPB-Québec conservent vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins des Renseignements personnels. Les lois peuvent imposer des délais de conservation plus longs.

7.  Vos droits

Sous réserve des limites prévues par les lois, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communiquant par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à la section 1.2. SEPB-575 peut demander de vérifier votre identité avant de répondre à l’une ou l’autre de ces demandes :

  • Vous avez un droit d’accès à vos Renseignements personnels. À ce titre, vous avez le droit, entre autres :
    • D’être informé des Renseignements personnels détenus à votre sujet ;
    • De recevoir un Renseignement personnel informatisé sous la forme d’une transcription écrite et intelligible ;
    • De recevoir communication du Renseignement personnel et d’en recevoir copie ; et
    • De consulter gratuitement vos Renseignements personnels.
  • Vous avez un droit de rectifier vos Renseignements personnels. À ce titre, vous avez le droit, entre autres, de :
    • Demander de rectifier, modifier ou de mettre à jour les Renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques ;
    • Demander de supprimer, rectifier, modifier ou de mettre à jour tout Renseignement personnel dont la collecte, la communication ou la conservation n’était pas autorisée par la loi ;
    • Demander de supprimer, rectifier, modifier ou de mettre à jour tout Renseignement personnel périmé ou non justifié ; et
    • Demander de pouvoir formuler par écrit des commentaires et de les verser à vos Renseignements personnels ou, le cas échéant, à votre dossier.
  • Vous avez le droit de porter plainte en communiquant par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels.
  • Vous pouvez également vous adresser au Responsable de la protection des renseignements personnels pour toutes questions relatives à la présente Politique.
  • Vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation ou la communication de vos Renseignements personnels par SEPB-575, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Si ce retrait entraîne des conséquences, ces dernières vous seront communiquées.

8. Mesures de sécurité

SEPB-575, en collaboration avec le SEPB-Québec, a mis en place des mesures visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels parmi lesquels :

  • L’adoption de mesures administratives, de politiques et de procédures qui notamment :
  • Encadrent l’accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation, y compris la destruction ou l’anonymisation des Renseignements personnels ;
  • Déterminent les rôles et les responsabilités des employés durant le cycle de vie des Renseignements personnels et des documents ;
  • Établissent les procédures d’intervention et de réponse en cas d’incident de confidentialité ;
  • Encadrent le processus des demandes et des plaintes relatives à la protection des Renseignements personnels ;
  • Sur le plan technique SEPB-575 ;
  • Utilise un serveur sécurisé et la technologie « Secure Sockets Layer (SSL) » ;
  • Chiffre ses bases de données ;
  • Limite les accès aux Renseignements personnels ;
  • Utilise des systèmes de sauvegarde des données ; et
  • Utilise un système pare-feu.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, SEPB-575 ne peut pas garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels.

9. Modification de la présente Politique de confidentialité

SEPB-575 se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. Si vous continuez d’utiliser le Site web ou de recevoir nos services après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de la Politique, votre utilisation du Site web ou de nos services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.

10.  Liens vers des sites web de tiers

Il peut arriver à l’occasion que des références ou des liens vers des sites web ou services fournis et opérés par des tiers soient inclus sur le Site web. Ces sites web, et services de tiers sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la présente Politique. SEPB-575 n’assume aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux services que SEPB-575 offre.

11. Lois applicables

Les lois du Canada et du Québec, à l’exclusion de ses règles de conflit de droit, régiront le présent document et votre utilisation du Site web. Votre utilisation du Site web peut également être assujettie à d’autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.